Enterprise Resource Planning (ERP) telah menjadi solusi utama bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan integrasi data di berbagai departemen. Namun, memilih sistem ERP yang tepat juga tidak mudah, namun bukan hal yang sulit.
Ada beberapa perusahaan terkadang masih melakukan kesalahan saat memilih dan mengimplementasikan ERP, akibatnya perusahaan mendapatkan beberapa dinamika diantaranya pemborosan biaya, waktu, dan sumber daya. Juga bebapa studi menunjukkan bahwa terdapat lebih dari 50% implementasi ERP gagal karena faktor-faktor dalam pemilihan yang tidak tepat.
Berikut merupakan hal-hal yang akan dibahas lebih jelasnya:
✅ 5 kesalahan umum yang sering terjadi saat memilih ERP
✅ Dampak dari kesalahan tersebut terhadap bisnis
✅ Cara menghindari kesalahan dalam memilih dan mengimplementasikan ERP
✅ Tips memilih vendor ERP yang terpercaya
Dengan memahami kesalahan-kesalahan yang sering dialami perusahaan yang ingin mengimplementasikan sistem ERP, dapat menjadi pelajaran agar Anda dapat lebih tepat memilih ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan memastikan implementasi yang sukses!
Seringkali Perusahaan yang ingin menggunakan ERP, masih belum selesai atau rampung dengan Standar Operational Procedure (SOP) yang sesuai dengan bisnis proses perusahaan tersebut. Perusahaan cenderung terburu-buru untuk memilih ERP tanpa melakukan analisis kebutuhan bisnis yang mendalam. Dengan pola pikir yang simple, perusahaan kebanyakan langsung membuka biding ke beberapa perusahaan ERP bahkan mereka belum menentukan ERP baik lokal maupun internasional yang akan dilakukan proses pemilihan. Dengan melihat tren atau memilih vendor sesuai dengan kenalan tanpa memastikan apakah sistem tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional tekadang menjadi faktor Implementasi tidak berjalan sesuai yang diharapkan.
Dengan Analisis yang kurang mendalam, dapat menyebabkan diantaranya:
❌ ERP yang dipilih tidak memiliki fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan
❌ Adanya fitur yang tidak diperlukan, sehingga biaya lebih mahal
❌ Kesulitan dalam mengintegrasikan sistem dengan proses bisnis yang sudah ada
Berikut adalah Cara untuk Menghindari Kesalahan ini :
✅ Identifikasi kebutuhan bisnis dengan jelas
Sebelum memilih ERP, buatlah daftar proses bisnis yang perlu diotomatisasi dan fitur yang benar-benar dibutuhkan. Buatlah dengan menyertakan Standar Operasional Prosedur yang seringkali menjadi acuan dalam proses bisnis.
✅ Libatkan berbagai departemen
Dikarenakan ERP merupakan sistem yang terintegrasi antar departemen, maka menyatukan team dari berbagai departemen khususnya tim keuangan, logistik, dan operasional mengenai tantangan utama mereka dan bagaimana ERP dapat membantu.
✅ Buat daftar prioritas fitur
Tentunya tidak semua fitur yang ada di ERP akan digunakan oleh perusahaan tertentu, maka buatlah daftar list fitur wajib (must-have) dan fitur tambahan (nice-to-have) untuk membantu proses seleksi ERP.
✅ Gunakan pendekatan berbasis skenario
Simulasikan bagaimana ERP akan bekerja dalam alur kerja bisnis sehari-hari. Biasanya vendor ERP akan membantu membuatkan Proof of Concept (POC) disertai proses assessment yang perlu dilakukan oleh pihak perusahaan dan vendor ERP.
Tidak Melibatkan Pengguna dan Tim yang Tepat dalam Proses Pemilihan
Sistem ERP akan berguna untuk seluruh departemen di perusahaan, sehingga akan digunakan oleh banyak departemen di perusahaan. Namun dalam beberapa banyak kasus, hanya tim IT atau manajemen yang terlibat dalam pemilihan ERP, sedangkan tim lain tidak terlibat, terutama tim Accounting dan Finance yang memegang peranan penting untuk sistem ERP di perusahaan.
Sehingga dapat menyebebkan hal-hal berikut:
❌ Kebutuhan pengguna atau user tidak diperhitungkan, ketika proses implementasi akan memakan waktu dan memungkinkan proses implementasi mundur dan tidak sesuai ekspektasi
❌ Sistem yang dipilih tidak sesuai dengan workflow bisnis. Diantaranya mungkin pemilihan ERP lokal yang bisa dilakukan kutomisasi, sehingga menambah penjang waktu implementasi bahkan tidak sesuai lagi dengan proses bisnis di perusahaan.
❌ Ada resistensi dari karyawan saat implementasi, terutama karyawan yang merupakan senior di perusahaan karena mereka tidak merasa dilibatkan pada saat proses pemilihan sistem
Ada beberapa cara untuk menghindari kemungkinan kesalahan ini diantaranya yaitu :
✅ Bentuk tim proyek ERP yang melibatkan perwakilan dari berbagai departemen, biasanya disebut sebagai Key User.
Pastikan setiap departemen memiliki perwakilan untuk memberikan input dalam pemilihan ERP.
✅ Minta feedback dari pengguna atau user sejak awal
Sebelum memilih sistem, lakukan diskusi atau survey kepada karyawan yang akan menggunakannya. Biasanya proses pemilihan ERP akan memasuki proses assessment yang akan dilakukan oleh setiap vendor ERP, manfaatkan momen ini untuk mendapatkan feedback dari setiap pengguna atau user di perusahaan.
✅ Uji coba sistem sebelum implementasi penuh
Mintakan pihak vendor ERP untuk proses Proof of Concept, dimana beberapa fitur krusial yang diperlukan oleh pengguna dapat dan sesuai kebutuhan. Hal ini dapat membantu memastikan ERP yang dipilih dapat digunakan dengan nyaman oleh semua pengguna.
Baca Juga : Memulai Transformasi Digital? Begini caranya!
Memilih ERP yang bergantung dengan Vendor
Banyak perusahaan memilih ERP yang murah dan dibawah harga pasaran, mungkin saat ini ERP tersebut cocok untuk dengan kondisi bisnis saat ini, namun pemilihan ERP juga perlu mempertimbangkan pertumbuhan perusahaan di masa depan.
Karena perusaahan pasti akan terus berkembang, perusahaan akan mengalami banyak penumpukan data dan transaksi sehingga ERP dengan flexibelitasnya perlu dijadikan pilihan untuk mengatasi perkembangan sistem kedepannya.
Tanpa mempertimbangkan hal-hal tersebut dan asal memilih ERP yang murah saja, maka kemungkinan terjadi yaitu :
❌ ERP tidak bisa berkembang seiring bisnis bertambah besar, biasanya ERP dengan harga yang lebih murah, akan memiliki keterbatasan fitur
❌ Perusahaan harus membeli sistem baru dalam beberapa tahun, diantaranya dikarenakan sistem saat ini tidak mendukung perkembangan usaha bisnis perusahaan. Sehingga menyebabkan pemborosan biaya
❌ Sistem sulit untuk diintegrasikan dengan software lain di masa mendatang. Hal ini bisanya dikarenakan sistem yang bergantung pada vendor akan memiliki keterbatasan dalam proses integrasi dengan software lain.
Untuk itu perlu ada cara yang dilakukan untuk menghindari kemungkinan kesalahan yang akan terjadi, diantaranya:
✅ Pilih ERP yang scalable (bisa berkembang seiring pertumbuhan bisnis)
Memastikan ERP yang dipilih merupakan skala internasional bukan lokal, untuk meminimalisir kustomisasi hanya dapat dilakukan oleh pihak vendor.
Pastikan ERP yang dipilih dapat menangani peningkatan jumlah transaksi, cabang, atau pelanggan di masa depan.
✅ Pastikan ERP mendukung integrasi dengan software lain
Pilih sistem ERP yang sudah terbukti memiliki API terbuka atau dukungan integrasi dengan software seperti CRM, HRM, atau sistem logistik.
✅ Pilih ERP berbasis cloud untuk fleksibilitas lebih tinggi
Biasanya ERP berbasis cloud lebih meyakinkan dengan ERP worldwide yang terbukti dapat mudah diakses. Dengan memilih ERP cloud, pastikan juga bahwa vendor ERP maupun vendor cloud terpercaya. Dengan ERP berbasis cloud maka perusahaan akan lebih mudah untuk memperbarui sistem, fleksibel untuk mengaksesnya dari mana saja.
Tidak Memperhitungkan Total Biaya Kepemilikan (TCO)
Banyak perusahaan hanya melihat biaya awal (upfront cost) saat memilih ERP, tanpa memperhitungkan biaya tambahan di masa mendatang seperti:
❌ Biaya implementasi (customization, setup, dan pelatihan)
❌ Biaya pemeliharaan & support tahunan
❌ Biaya upgrade & skalabilitas di masa depan
Akibatnya, biaya ERP bisa membengkak hingga 2-3 kali lipat dari yang diperkirakan.
Namun ada beberapa hal yang dapat dilakukan agar terhindar dari kesalahan ini:
✅ Hitung Total Cost of Ownership (TCO) sebelum mengambil keputusan
TCO mencakup biaya lisensi, implementasi, pemeliharaan, pelatihan, dan dukungan teknis selama beberapa tahun ke depan.
✅ Bandingkan model harga on-premise vs cloud ERP
ERP on-premise biasanya memiliki biaya awal tinggi, tetapi lebih murah dalam jangka panjang. ERP cloud lebih fleksibel, tetapi memiliki biaya langganan bulanan. Ini dapat menjadi dasar untuk penentuan ERP diawal.
✅ Gunakan skema harga yang sesuai dengan skala bisnis Anda
Pastikan biaya ERP sebanding dengan manfaat yang diberikan dan sesuai dengan anggaran bisnis Anda.
Tidak Mempersiapkan Rencana Implementasi yang Jelas
ERP bukan hanya software, tetapi juga proyek transformasi bisnis untuk perusahan. Banyak perusahaan gagal karena:
❌ Tidak memiliki timeline implementasi yang jelas
❌ Pelatihan pengguna dilakukan secara terburu-buru
❌ Tidak ada tim khusus yang mengawasi implementasi
Hasilnya, banyak implementasi ERP yang molor dan tidak sesuai harapan, atau bahkan gagal total.
Berikut yang dapat dilakukan untuk Menghindari Kesalahan Ini
✅ Buat roadmap implementasi ERP yang realistis
Tentukan tahapan implementasi yang jelas, mulai dari perencanaan kick-off, blueprint, konfigurasi, dan uji coba serta pelatihan untuk setiap pengguna hingga proses go-live.
✅ Libatkan konsultan atau vendor ERP yang berpengalaman
Apabila Anda memilih untuk menggunakan ERP yang worldwide, pastikan vendor tersebut merupakan partner ERP terdaftar melalui portal ERP yang dipilih. Pilih vendor yang memiliki rekam jejak baik dalam implementasi ERP di industri Anda.
✅ Siapkan program pelatihan bagi pengguna
Jangan hanya mengandalkan training singkat, tetapi siapkan modul pelatihan dan dukungan teknis jangka panjang. Apabila pihak vendor ERP memberikan pelatihan terbatas, buatlah agenda untuk meneruskan kebutuhan yang ada di ERP melalui tim yang Anda bentuk di perusahaan untuk mendalami ERP tersebut. Biasanya pihak IT yang akan lebih cocok untuk tantangan di ERP tersebut.
Memilih ERP yang tepat bisa menjadi keputusan bisnis yang mengubah segalanya. Jika dilakukan dengan benar, ERP dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan profitabilitas bisnis. Namun, jika salah memilih, bisnis bisa mengalami kerugian besar.
Recap: 5 Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Memilih ERP
❌ Tidak melakukan analisis kebutuhan bisnis dengan benar
❌ Tidak melibatkan pengguna dalam proses pemilihan
❌ Memilih ERP yang bergantung pada vendor ERP
❌ Tidak memperhitungkan total biaya kepemilikan (TCO)
❌ Tidak memiliki rencana implementasi yang jelas
Dengan menghindari kesalahan-kesalahan ini, bisnis Anda dapat memilih ERP yang tepat, sesuai kebutuhan, dan memberikan manfaat maksimal.
Tips Memilih Vendor ERP yang Terpercaya
- Pastikan Anda memilih ERP yang worldwide dan sudah digunakan lebih dari ribuan perusahaan.
- Pilihkan vendor ERP yang memiliki fitur ERP yang dapat dikembangkan secara umum, artinya tidak tertutup untuk pengembangan kedepannya.
- Vendor ERP merupakan partner resmi dan langsung dari pricipal yang tertera pada portal ERP tersebut.
Tertarik konsultasi ERP yang cocok untuk bisnis Anda?
Hubungi kami sekarang untuk demo & konsultasi GRATIS!
Daftarkan: Demo Gratis sekarang!
